Scenotechnika

Milicz, 15.04.2026

Ośrodek Kultury w Miliczu ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 14
56 -300 Milicz
tel. 71 38-41-124
mail: kontakt@okmilicz.pl

Nr postępowania: 1/2026

ZAPYTANIE OFERTOWE

Działając w imieniu Zamawiającego - Ośrodka Kultury w Miliczu – zapraszam do złożenia oferty na realizację profesjonalnej obsługi scenotechnicznej imprezy masowej"karpFEST – Festiwal Karpia Milickiego 2026”, odbywającej się w dniach 5–6 września 2026 r. w Miliczu.

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa scenotechniczna wydarzenia plenerowego obejmująca w szczególności:

• wynajem, montaż i demontaż sceny wraz z zadaszeniem dostosowanym do imprez masowych, o wymiarach minimalnych 12x14 m,

• zapewnienie profesjonalnego nagłośnienia frontowego oraz monitorowego;

• zapewnienie oświetlenia scenicznego (w tym oświetlenie efektowe i statyczne);

• obsługę techniczną wydarzenia (realizator dźwięku, realizator światła, technicy sceny);

• zapewnienie realizatorki FOH (wieża realizatorska / stanowisko FOH) przystosowanej do pracy realizatorów dźwięku i oświetlenia, umożliwiającej montaż kamer oraz realizację potrzeb produkcyjnych transmisji i rejestracji obrazu,

• umożliwienie montazu telebimów scenicznych- preferowana wieża Layher;

• przygotowanie infrastruktury scenicznej zgodnie z riderami technicznymi wykonawców;

• zabezpieczenie techniczne prób oraz wszystkich występów artystycznych (headlinerów i supportów);

• stały nadzór techniczny nad sprzętem w trakcie trwania wydarzenia;

• zapewnienie agregatu prądotwórczego do pełnej obsługi sceny i backstage;

• spełnienie wymogów bezpieczeństwa dla imprez masowych wszystkich elemenów sceny jak i montowanych urządzeń;

  Wykonawca zobowiązany jest do pełnego spełnienia riderów technicznych oraz wymagań głównych artystów występujących podczas wydarzenia oraz bieżącego kontaktu z zespołami tj.:

  SOBOTA (05.09.2026): Baranovski, Agnieszka Chylińska
  NIEDZIELA (06.09.2026): Carla Fernandes, PlanBe, O.S.T.R., Fukaj

  Dodatkowo podczas wydarzenia wystąpią zespoły supportujące, które zostaną przedstawione w późniejszym terminie. Ridery techniczne headlinerów stanowią załącznik do niniejszego zapytania ofertowego i są jego integralną częścią.

Szczegółowy zakres zostanie doprecyzowany w umowie z wybranym Wykonawcą.

2. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

montaż: do dnia 4 września 2026 r.
realizacja wydarzenia: 5–6 września 2026 r.
demontaż: do dnia 8 września 2026 r.

3. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Złożona oferta powinna zawierać:

1. Dane zamawiającego (nazwa, adres, nip, regon)

2. Oferowaną cenę (netto, brutto, stawkę VAT)

3. Wykaz proponowanego sprzętu i zaplecza technicznego

4. Oświadczenie o zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszeniu do niego zastrzeżeń

5. Oświadczenie Wykonawcy o kontakcie z wymienionymi artystami oraz akceptacji przez nich ewentualnych kompromisów wynikających z realizacji riderów technicznych

6. Termin realizacji zamówienia

7. Wyrażenie zgody na warunki płatności tj. faktura wystawiona po realizacji, płatna 14 dni po jej wystawieniu

8. Informację o doświadczeniu w realizacji podobnych wydarzeń (mile widziane referencje)

9. Zdjęcia z poprzednich realizacji

10. Datę sporządzenia oferty

11. Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy

12. Inne dodatkowe usługi, proponowane opcje rozszerzenia

     

4. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERTY

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na adres e-mail: m.bolinska@okmilicz.pl

w terminie do dnia: 30.04.2026 r. (czwartek), do godziny 15:00

5. KRYTERIA OCENY OFERTY

Zamawiający dokona oceny ofert według następujących kryteriów:

• cena – 80%

• pozostałe: jakość i parametry techniczne sprzętu, zgodność z wymaganiami artystów – 20%

6. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje oferentów drogą elektroniczną. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków oferty.

7. DODATKOWE INFORMACJE

• Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny

• Zamawiający może wezwać oferentów do uzupełnienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień

• Wykonawca zobowiązany będzie do współpracy z organizatorem wydarzenia oraz artystami

8. INNE

Do niniejszego zamówienia nie stosuje się Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, jedyne zastosowanie ma Zarządzenie nr 3, Dyrektora Ośrodka Kultury w Miliczu z dnia 23.02.2026 w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej mniejszej niż 170 000 zł netto w Ośrodku Kultury w Miliczu.

Uwaga: Ridery techniczne nie są publikowane w BIP. Zostaną udostępnione zainteresowanym Wykonawcom po zgłoszeniu chęci udziału w postępowaniu drogą mailową.

Załączniki do zapytania ofertowego:

Załącznik nr 1 - ZAPYTANIE OFERTOWE SCENOTECHNIKA karpFEST FESTIWAL KARPIA MILICKIEGO 2026